ניהול ביבליוגרפיה עם מסד-נתונים ביבליוגרפי באופן אופיס

כברירת מחדל, אופן אופיס משתמש במסד נתונים של dBase עם קידוד אנגלי עבור הביבליוגרפיה. בתור משתמשים דוברי עברית, הצעד הראשון שלנו יהיה להגדיר לו להשתמש בקידוד עברי במסד הנתונים, כדי שנוכל להשתמש במידע בעברית בביבליוגרפיה.
נלך ל Tools→ Data Sources, נבחר Bibliography ואז נבחר בלשונית dBase. בסעיף Character Set נבחר Hebrew (Windows-1255)‎ ונאשר:

הכנסת מידע ביבליוגרפי

נפתח את מסד הנתונים על ידי בחירה ב־Tools → Bibliography Database. בחלון שנקבל, החלק העליון מכיל את הרשומות הקיימות, ואילו החלק התחתון מכיל מידע על כל רשומה למילוי ועריכה. כברירת מחדל, יהיו בבסיס-הנתונים ערכי דוגמא על ספרים שונים העוסקים באופן אופיס.

מחיקת ערכי הדוגמא

1. הקליקו הקלקה אחת על הריבוע בפינה משמאל לשם השדה הראשון בשביל לבחור את כל הערכים הקיימים.
2. לחצו על מקש Delete במקלדת
3. בתיבת הדו־שיח שתקבלו, לחצו אישור

הכנסת ערכים חדשים

בשביל להכניס ערכים רצויים למסד הנתונים,מלאו את הנתונים בשדות המתאימים בחלק התחתון של המסך. לא כל השדות הנם חובה. שדה חשוב במיוחד הוא שדה ה־Identifier, שבו מוכנס קוד (שאתם בוחרים) לזיהוי הרשומה. את הקוד הזה תצטרכו לבחור כאשר אתם מכניסים רשומה לטקסט, והוא זה שיהיה מוצג כברירת מחדל בגוף הטקסט, כך שכדאי לבחור אותו בתבונה.

הכנסת הפניות ביבליוגרפיות

ברגע שמסד הנתונים מכיל ערכים, אופן אופיס מאפשר להכניס הפניות אליהם בגוף הטקסט, כמו גם ליצור רשימה ביבליוגרפיות מסודרת בסוף המסמך.

הכנסת הפנייה ביבליוגרפית בגוף הטקסט

הכנסת הפנייה ביבליוגרפית בגוף הטקסט קלה למדי.

1. מקמו את נקודת הכניסה של הסמן במקום הרצוי להכנסת ההפניה.
2. בחרו Insert → Indexes and Tables → Bibliography entry
3. בחרו מהתפריט בתיבת הדו־שיח את הזיהוי של ההפניה אותה אותם רוצים להוסיף.
   

כברירת מחדל, ההפניה תוצג כשם הזיהוי שבחרים לרשומה, עם מסגרת אפורה (שלא תודפס) בין סוגריים מרובעים:

יצירת רשימה ביבליוגרפית

מכיוון שהרשימה הביבליוגרפית מבוססת על ההפניות שיש בגוף הטקסט, לפני שיוצרים את הרשימה, צריך לוודא קודם כל שיש הפניות ביבליוגרפיות בטקסט עצמו :-) בשביל ליצור את הרשימה:

1. בחרו Insert → Indexes and Tables → Indexes and Tables...
2. בתיבת הדו־שיח, בחרו באפשרות Bibliography בשדה Type.
   
3. כאן תוכלו לקבוע את כותרת הרשימה, וחלק ממאפיני העיצוב של הרשימה, כמו גם מאפייני עיצוב של ההפניות בגוף הטקסט.
4. אחרי האישור, הרשימה תופיע בסוף המסמך. בתמונה כאן נבחרה האפשרות להציג את ההפניות בגוף הטקסט כמספרים בלבד: